Egal – Hauptsache digital!?
Natürlich wurde 2020 der Bedarf an Digitalisierung noch mal mehr verdeutlicht.
Die Notwendigkeit Homeoffice den Mitarbeitenden zu ermöglichen, führte an manchen Stellen sicherlich zur Erkenntnis, dass es ein Mehr an papierlosen Prozessen und durchaus auch Abstimmung zu Abfolgen in Prozessen, sogenannten Workflows braucht.
In großen Konzernen konnte diesen unerwarteten Herausforderungen sicherlich leichter begegnet werden, da das Thema Digitalisierung bereits seit vielen Jahren ein großes Thema ist.
Unabhängig von der Größe und dem Digitalisierungsgrad, ist es unser Erfahrung nach jedoch immer ein Change, sowohl wenn es eine erstmalige Umstellung von Prozessen manueller Art hinzu IT-Verwendung als ein IT-Wechsel stattfinden soll.
Es braucht einen Sinn der Einführung bzw. den Wechsel und dieser braucht Vermittlung, idealerweise zudem den Wunsch der Mitarbeitenden in dieser Veränderung.
Ein wichtiger Punkt sollte die Verbesserung sein. Eine Verbesserung kann dabei in ganz unterschiedliche Richtung gehen:
- Den Prozess besser machen: effektiver und effizienter, also schneller insgesamt, mit Ressourcenschonung, in höherer Qualität.
- Den Prozess überhaupt nur weiter möglich machen, wenn Auftragnehmende oder Auftraggebende dies fordern.
Der wichtigste Punkt ist daher auch der Prozess. Da ist zunächst die Betrachtung sinnvoll:
- wie ist der aktuelle Prozess
- worin verändert er sich
Wie auch in anderen Themen sollte das bisherige Gute sich in einer IT-Unterstützung abbilden lassen und ebenso wichtig: dass bisher Komplizierte, Komplexe reduziert werden.
Das Vertrauen in die bisher ausführenden Mitarbeitenden sollte dabei größer sein als das in Vertriebler der Software.
Durch Scrum, welches in der Software-Produktion zuerst eingesetzt wurde, wird der Kundennutzen in den Vordergrund gerückt.
Dennoch gibt es nach wie vor Software, wo der Kunde dem Software-Nutzen folgen soll.
Die Konsequenz bei Einführung (neu oder Wechsel), ohne begleiteten Change-Prozess:
- die Umsetzung verzögert sich
- die Bearbeitung dauert länger
- die Mitarbeitende arbeiten parallel ggf. auf bisherigen Wegen
- ggf. kommt es zu Personalabgängen.
Ein wichtiger erster Blick sollte daher immer auf dem Arbeitsprozess mit folgenden Fragen liegen:
- was wird vereinfacht durch die (neue) Software
- was kann durch die (neue) Software wegfallen
- was muss durch die (neue) Software zusätzlich getan werden
- welche Auswirkungen hat die (neue) Software auf die gesamte Arbeit und die Mitarbeitenden
Deutlich in den Antworten sollte eine Verbesserung, eine Wertschöpfung und die Vermeidung von Verschwendung sein.
Wenn Mitarbeitende zusätzlich zu einem digitalisierten Prozess z.B. Excellisten zu Hauf erstellen und pflegen müssen … da lohnt ein dritter und vierter Blick.
Bargteheide Consulting ist spezialisiert auf:
- die Prozessanalyse mit Beteiligung der Betroffenen
- die Erarbeitung von Sinn und Abbau von Widerständen
- die Begleitung als Projektsteuerung, ….
Wenn Sie Unterstützung in Ihrer Herausforderung der (neuen) Software-Einführung brauchen, kontaktieren Sie uns.