Tag Prozesse

Natürlich wurde 2020 der Bedarf an Digitalisierung noch mal mehr verdeutlicht.

Die Notwendigkeit Homeoffice den Mitarbeitenden zu ermöglichen, führte an manchen Stellen sicherlich zur Erkenntnis, dass es ein Mehr an papierlosen Prozessen und durchaus auch Abstimmung zu Abfolgen in Prozessen, sogenannten Workflows braucht.

In großen Konzernen konnte diesen unerwarteten Herausforderungen sicherlich leichter begegnet werden, da das Thema Digitalisierung bereits seit vielen Jahren ein großes Thema ist.

Unabhängig von der Größe und dem Digitalisierungsgrad, ist es unser Erfahrung nach jedoch immer ein Change, sowohl wenn es eine erstmalige Umstellung von Prozessen manueller Art hinzu IT-Verwendung als ein IT-Wechsel stattfinden soll.

Es braucht einen Sinn der Einführung bzw. den Wechsel und dieser braucht Vermittlung, idealerweise zudem den Wunsch der Mitarbeitenden in dieser Veränderung.

Ein wichtiger Punkt sollte die Verbesserung sein. Eine Verbesserung kann dabei in ganz unterschiedliche Richtung gehen:

• Den Prozess besser machen: effektiver und effizienter, also schneller insgesamt, mit Ressourcenschonung, in höherer Qualität.
• Den Prozess überhaupt nur weiter möglich machen, wenn Auftragnehmende oder Auftraggebende dies fordern.

Der wichtigste Punkt ist daher auch der Prozess. Da ist zunächst die Betrachtung sinnvoll:

• wie ist der aktuelle Prozess
• worin verändert er sich

Wie auch in anderen Themen sollte das bisherige Gute sich in einer IT-Unterstützung abbilden lassen und ebenso wichtig: dass bisher Komplizierte, Komplexe reduziert werden.

Das Vertrauen in die bisher ausführenden Mitarbeitenden sollte dabei größer sein als das in Vertriebler der Software.

Durch Scrum, welches in der Software-Produktion zuerst eingesetzt wurde, wird der Kundennutzen in den Vordergrund gerückt.

Dennoch gibt es nach wie vor Software, wo der Kunde dem Software-Nutzen folgen soll.

Die Konsequenz bei Einführung (neu oder Wechsel), ohne begleiteten Change-Prozess:

• die Umsetzung verzögert sich
• die Bearbeitung dauert länger
• die Mitarbeitende arbeiten parallel ggf. auf bisherigen Wegen
• ggf. kommt es zu Personalabgängen.

Ein wichtiger erster Blick sollte daher immer auf dem Arbeitsprozess mit folgenden Fragen liegen:

• was wird vereinfacht durch die (neue) Software
• was kann durch die (neue) Software wegfallen
• was muss durch die (neue) Software zusätzlich getan werden
• welche Auswirkungen hat die (neue) Software auf die gesamte Arbeit und die Mitarbeitenden

Deutlich in den Antworten sollte eine Verbesserung, eine Wertschöpfung und die Vermeidung von Verschwendung sein.

Wenn Mitarbeitende zusätzlich zu einem digitalisierten Prozess z.B. Excellisten zu Hauf erstellen und pflegen müssen … da lohnt ein dritter und vierter Blick.

Bargteheide Consulting ist spezialisiert auf:

• die Prozessanalyse mit Beteiligung der Betroffenen
• die Erarbeitung von Sinn und Abbau von Widerständen
• die Begleitung als Projektsteuerung, ….

Wenn Sie Unterstützung in Ihrer Herausforderung der (neuen) Software-Einführung brauchen, kontaktieren Sie uns.

Zumindest im Kreis Stormarn, standen/ lagen auf mehreren Felder wochenlang nach der Ernte Strohballen herum.

Während der Ernte war gutes Wetter, danach war es recht unbeständig. Somit waren die Ballen ungeschützt der Witterung ausgesetzt. Eine nicht förderliche Witterung ohne Schutzmaßnahmen kann dann mehr oder weniger Folgen für die Qualität, also letztendlich der Nutzbarkeit als Futter oder Einstreu für Tiere haben. Teilweise wird vielleicht nur die äußere Hülle unbrauchbar, bei manchen wird ggf. bis zum Kern eine Durchfeuchtung/Vergammeln einsetzen und der Ballen muss dann ganz entsorgt werden. 

Was hat das nun in unserem Blog zu suchen?

Obwohl wir prozessorientiert sind, Prozesse analysieren und Verbesserung in der Zusammenarbeit unterstützen, bereits in verschiedenen Branchen tätig waren und sind, haben wir das Thema Landwirtschaft als solches weiterhin nicht im Blick!

Einen Transfer herzustellen aber schon…

Diese Strohballen sind ein gutes Sinnbild für die Situation von Mitarbeitenden in manchen Unternehmen oder Organisationen in Bezug auf Veränderungen, einem Change.

Dies kann z.B. Änderung in der Aufbau- (i.S. der organisationalen Gestaltung, wie einer Reorganisation aller Arten) und/oder der Ablauforganisation (Prozesse, IT-Tools) sein.

Was passiert in manchen Organisationen/ Unternehmen:

Mitarbeitende werden nicht immer bedarfsgerecht mitgenommen, allein in allen nachfolgenden Gegebenheiten – „im Regen stehen“ gelassen.

Was ist die Folge? Die Mitarbeitenden warten ab, bis sie abgeholt werden.

Diese Zeit wirkt unterschiedlich auf die Mitarbeitenden in Bezug auf die „Witterung“.

Die Witterung kann dabei die erwartete Arbeitstätigkeit sein, die geleistete Arbeit, ein Miteinander, ein Umsetzen der eingeführten Veränderung usw.

Manche Mitarbeitende trotzen der „Witterung“, manche nehmen diese auf, teilweise oder sogar voll und ganz.

Dies hat dann Folgen: teilweise oder vollständige Unbrauchbarkeit, dass können Qualitätsmängel oder Verlangsamung in der Arbeitstätigkeit sein, ein Ausfall der Mitarbeitenden oder Kündigung.

Wie wird das vermieden?

Durch rechtzeitige Handlung, also einer Klärung des Vorhabens, Hinzuziehung aller sinnvollen Bereiche, Terminierung und zeitnahen Abholung, also einer passenden Begleitung des Change.

Dies umfasst dann die Unterstützung, um zu erkennen was es braucht, auch abwarten zu müssen/können.

Es braucht eine Analyse für die erforderlichen Bedingungen, um einen Erhalt zu gewährleisten.

Alles verbunden mit dem Ziel, eine rundum gute Ernte einzufahren, also Mitarbeitende gut aufgestellt sind und bleiben, um wertschöpfend für das Unternehmen im Change und danach tätig zu sein.

Nicht jedes Unternehmen oder Organisation kann sich einen Bereich Change Management leisten. Lohnenswert ist dann allerdings, externe Experten hinzuzuziehen.

Als Experten für Change stehen wir von Bargteheide Consulting Ihnen gern zur Verfügung.

Da es nicht jede Witterung und jeden Ort nur d i e eine Maßnahme gibt, ist dies die Basis unserer Beratung/ unsere Haltung: systemisch.

In Hinblick auf Ihr Unternehmen/ Ihre Organisation und dem Change-Vorhaben bieten wir die passende Unterstützung – kontaktieren Sie uns!