Tag Change

Natürlich wurde 2020 der Bedarf an Digitalisierung noch mal mehr verdeutlicht.

Die Notwendigkeit Homeoffice den Mitarbeitenden zu ermöglichen, führte an manchen Stellen sicherlich zur Erkenntnis, dass es ein Mehr an papierlosen Prozessen und durchaus auch Abstimmung zu Abfolgen in Prozessen, sogenannten Workflows braucht.

In großen Konzernen konnte diesen unerwarteten Herausforderungen sicherlich leichter begegnet werden, da das Thema Digitalisierung bereits seit vielen Jahren ein großes Thema ist.

Unabhängig von der Größe und dem Digitalisierungsgrad, ist es unser Erfahrung nach jedoch immer ein Change, sowohl wenn es eine erstmalige Umstellung von Prozessen manueller Art hinzu IT-Verwendung als ein IT-Wechsel stattfinden soll.

Es braucht einen Sinn der Einführung bzw. den Wechsel und dieser braucht Vermittlung, idealerweise zudem den Wunsch der Mitarbeitenden in dieser Veränderung.

Ein wichtiger Punkt sollte die Verbesserung sein. Eine Verbesserung kann dabei in ganz unterschiedliche Richtung gehen:

• Den Prozess besser machen: effektiver und effizienter, also schneller insgesamt, mit Ressourcenschonung, in höherer Qualität.
• Den Prozess überhaupt nur weiter möglich machen, wenn Auftragnehmende oder Auftraggebende dies fordern.

Der wichtigste Punkt ist daher auch der Prozess. Da ist zunächst die Betrachtung sinnvoll:

• wie ist der aktuelle Prozess
• worin verändert er sich

Wie auch in anderen Themen sollte das bisherige Gute sich in einer IT-Unterstützung abbilden lassen und ebenso wichtig: dass bisher Komplizierte, Komplexe reduziert werden.

Das Vertrauen in die bisher ausführenden Mitarbeitenden sollte dabei größer sein als das in Vertriebler der Software.

Durch Scrum, welches in der Software-Produktion zuerst eingesetzt wurde, wird der Kundennutzen in den Vordergrund gerückt.

Dennoch gibt es nach wie vor Software, wo der Kunde dem Software-Nutzen folgen soll.

Die Konsequenz bei Einführung (neu oder Wechsel), ohne begleiteten Change-Prozess:

• die Umsetzung verzögert sich
• die Bearbeitung dauert länger
• die Mitarbeitende arbeiten parallel ggf. auf bisherigen Wegen
• ggf. kommt es zu Personalabgängen.

Ein wichtiger erster Blick sollte daher immer auf dem Arbeitsprozess mit folgenden Fragen liegen:

• was wird vereinfacht durch die (neue) Software
• was kann durch die (neue) Software wegfallen
• was muss durch die (neue) Software zusätzlich getan werden
• welche Auswirkungen hat die (neue) Software auf die gesamte Arbeit und die Mitarbeitenden

Deutlich in den Antworten sollte eine Verbesserung, eine Wertschöpfung und die Vermeidung von Verschwendung sein.

Wenn Mitarbeitende zusätzlich zu einem digitalisierten Prozess z.B. Excellisten zu Hauf erstellen und pflegen müssen … da lohnt ein dritter und vierter Blick.

Bargteheide Consulting ist spezialisiert auf:

• die Prozessanalyse mit Beteiligung der Betroffenen
• die Erarbeitung von Sinn und Abbau von Widerständen
• die Begleitung als Projektsteuerung, ….

Wenn Sie Unterstützung in Ihrer Herausforderung der (neuen) Software-Einführung brauchen, kontaktieren Sie uns.

Hat Bargteheide Consulting „ungesattelt“, statt Projek/Change-Beratung, Coaching, Training, Moderation oder Mediation nun Sport, Waldlauf?

Natürlich nicht!

Unsere Haltung ist allerdings:

um Mitarbeitende aller Ebenen in Unternehmen fit zu machen zu können, ist unsere eigene Fitness erforderlich.

Wir stehen für Agilität und sind daher dem Wort nach auch beweglich.

Zum einen bilden wir uns in allen Aspekten unseres beruflichen Kontextes stets weiter. Wir halten uns durch:

• Netzwerktreffen
• Mitgliedschaft in entsprechenden Vereinen und aktive Rollen in deren Zusammenkünften
• Literatur
• Supervision

auf dem neuesten Stand. Vermittelte Methoden beruhen auf eigenen Erfahrungen in der Praxis, das gilt sowohl für klassische Themen aus dem Umfeld HR/Personalmanagement, wie auch in Bezug auf Projekte, Changes, sowie Agilität.

Selbst veröffentlichten wir in der Loseblattsammlung „Der Instandhaltungsberater“ der TÜV Media GmbH, mit entsprechenden Literaturquellen und sind mit unseren Themen in Podcasts und YouTube zu finden.

Zum anderen sorgen wir bei uns selbst für einen Ausgleich durch Wellness und Sport, in Bargteheide und drum herum. Und wie in beruflicher Sicht, probieren wir auch da Neues aus und sehen Herausforderungen und Grenzerfahrungen fröhlich entgegen.

Dieses Foto entstand beim sog. „Boot-Camp“, einem Outdoro-Cardio-Fitnesstraining an einem Samstagmorgen im Stellmoorer Tunneltal/ Ahrensburg.

Wenn Sie Unterstützung in Ihren Herausforderungen, in Projekten, Changes, Führungs- und Teamsituationen finden, neue Wege gehen, in die Stärke zurückfinden möchten, kontaktieren Sie uns.

Zumindest im Kreis Stormarn, standen/ lagen auf mehreren Felder wochenlang nach der Ernte Strohballen herum.

Während der Ernte war gutes Wetter, danach war es recht unbeständig. Somit waren die Ballen ungeschützt der Witterung ausgesetzt. Eine nicht förderliche Witterung ohne Schutzmaßnahmen kann dann mehr oder weniger Folgen für die Qualität, also letztendlich der Nutzbarkeit als Futter oder Einstreu für Tiere haben. Teilweise wird vielleicht nur die äußere Hülle unbrauchbar, bei manchen wird ggf. bis zum Kern eine Durchfeuchtung/Vergammeln einsetzen und der Ballen muss dann ganz entsorgt werden. 

Was hat das nun in unserem Blog zu suchen?

Obwohl wir prozessorientiert sind, Prozesse analysieren und Verbesserung in der Zusammenarbeit unterstützen, bereits in verschiedenen Branchen tätig waren und sind, haben wir das Thema Landwirtschaft als solches weiterhin nicht im Blick!

Einen Transfer herzustellen aber schon…

Diese Strohballen sind ein gutes Sinnbild für die Situation von Mitarbeitenden in manchen Unternehmen oder Organisationen in Bezug auf Veränderungen, einem Change.

Dies kann z.B. Änderung in der Aufbau- (i.S. der organisationalen Gestaltung, wie einer Reorganisation aller Arten) und/oder der Ablauforganisation (Prozesse, IT-Tools) sein.

Was passiert in manchen Organisationen/ Unternehmen:

Mitarbeitende werden nicht immer bedarfsgerecht mitgenommen, allein in allen nachfolgenden Gegebenheiten – „im Regen stehen“ gelassen.

Was ist die Folge? Die Mitarbeitenden warten ab, bis sie abgeholt werden.

Diese Zeit wirkt unterschiedlich auf die Mitarbeitenden in Bezug auf die „Witterung“.

Die Witterung kann dabei die erwartete Arbeitstätigkeit sein, die geleistete Arbeit, ein Miteinander, ein Umsetzen der eingeführten Veränderung usw.

Manche Mitarbeitende trotzen der „Witterung“, manche nehmen diese auf, teilweise oder sogar voll und ganz.

Dies hat dann Folgen: teilweise oder vollständige Unbrauchbarkeit, dass können Qualitätsmängel oder Verlangsamung in der Arbeitstätigkeit sein, ein Ausfall der Mitarbeitenden oder Kündigung.

Wie wird das vermieden?

Durch rechtzeitige Handlung, also einer Klärung des Vorhabens, Hinzuziehung aller sinnvollen Bereiche, Terminierung und zeitnahen Abholung, also einer passenden Begleitung des Change.

Dies umfasst dann die Unterstützung, um zu erkennen was es braucht, auch abwarten zu müssen/können.

Es braucht eine Analyse für die erforderlichen Bedingungen, um einen Erhalt zu gewährleisten.

Alles verbunden mit dem Ziel, eine rundum gute Ernte einzufahren, also Mitarbeitende gut aufgestellt sind und bleiben, um wertschöpfend für das Unternehmen im Change und danach tätig zu sein.

Nicht jedes Unternehmen oder Organisation kann sich einen Bereich Change Management leisten. Lohnenswert ist dann allerdings, externe Experten hinzuzuziehen.

Als Experten für Change stehen wir von Bargteheide Consulting Ihnen gern zur Verfügung.

Da es nicht jede Witterung und jeden Ort nur d i e eine Maßnahme gibt, ist dies die Basis unserer Beratung/ unsere Haltung: systemisch.

In Hinblick auf Ihr Unternehmen/ Ihre Organisation und dem Change-Vorhaben bieten wir die passende Unterstützung – kontaktieren Sie uns!

Im NDR Newsticker wurde am 11.03.2021 darüber berichtet, dass die Gesundheitsämter in Schleswig-Holstein die Anwendung „Sormas“ bzw. eine einheitliche Software nicht nutzen (werden). https://www.ndr.de/nachrichten/schleswig-holstein/coronavirus/Corona-Warum-Gesundheitsaemter-in-SH-Sormas-kaum-nutzen,sormas108.html

Die darin beschriebenen Punkte kennen wir aus eigener Erfahrung und hören auch immer wieder von Mitarbeitenden und Führungskräften aus Unternehmen, egal ob Konzern oder Mittelstand:

1. es gibt zu einem Thema eine praktikable Lösung (die teilweise seit vielen Jahren „gut“ läuft)
2. es wird entschieden, eine neue Software anzuschaffen. Warum? Aus vielfältigen Gründen zur Notwendigkeit, aufgrund von Wünschen der Unternehmensleitung bzw. von Kunden/Auftraggebern, dem Erfolg eines richtig guten Vertrieblers eines Softwareunternehmens … Klar ist aber allen Beteiligten: eigen „gestrickte Tools“ können nicht dauerhaft gut instandgehalten werden (Know-how, Updates nicht ewig möglich), Schnittstellenprobleme entstehen durch Customization
3. Betroffene werden nicht zu Beteiligten gemacht, d.h. bisheriges (und bis dato akzeptiertes oder gar unterstütztes) Tun wird nicht transformiert, lediglich ein wie auch immer geartetes Training auf die neue Software in Aussicht gestellt und dann durchgeführt

Die Einführung und Nutzung der neuen Software werden dann grundsätzlich in Frage gestellt:

• da ein Parallelbetrieb aufwendig ist, entsteht die Suche nach einem „günstigen Zeitpunkt für die Einführung“, den es aber nicht gibt und es kommt ggf. zur Top Down Anordnung der Einführung, z.B. zum Zeitpunkt der Fertigstellung laut des Softwaredienstleisters („wir sind soweit, es kann losgelegt werden“)
• Tests in einer Testumgebung spiegeln nicht die realen Prozesse und anderen Vorgehensweisen und Abhängigkeiten (Schnittstellen) dar und daher entstehen nach dem politischen Go-Live Probleme, die die neue Software gänzlich in Frage stellen

Den Mitarbeitenden bleibt nichts anderes übrig und es kommt zu einem „so tun als ob“, zu individuellen Lösungen oder (im besten Fall) zu einer klaren Absage („machen wir nicht basta“ mit ggf. noch Begründung, egal ob real existierend oder nicht).

Was hilft da?

Aus unserer Sicht: ein begleitetes Change Management in Kombination mit einer agilen Vorgehensweise.

Gerade bei Nutzung von vielen unterschiedlichen Programmen und dem Ziel einer Einführung als Vereinheitlichung ist es wichtig, alle Beteiligte an einen Tisch zu holen.

Sinnvoll sind da vor allem Freiwillige, die als Key User fungieren und die notwendige Erfahrung mitbringen. Sie müssen in der Zukunft damit arbeiten und auch wenn sie die Entwicklung nicht finanzieren, gehören sie zum Kreis der Stakeholder.

In diesem Kreis sollte die Dringlichkeit der Entwicklung gemeinsam erarbeitet werden, eine gemeinsame Vision / Ziel entwickelt, um dann die Beteiligung an der fortlaufenden Erstellung zu ebnen. Dazu gehört auch, das Herausarbeiten, was das bisherig eingesetzte individuelle Tool für Möglichkeiten hat, wofür dies dienlich ist und das mit den Zielen vergleichen (Product Owner Aufgabe)

Dann ist eine agile/iterative Vorgehensweise sinnvoll, mit entsprechenden sogenannten Meetings, z.B. aus Kanban oder dem Scrum Framework. Da geht es darum, Hindernisse in der Bearbeitung aus dem Weg zu räumen. Eine stetige Fortschrittsdarlegung der Software an den Kreis der Key-User zu geben und darauf basierend das Feedback einzuholen.

Jede Softwareeinführung (ob nun erstmalig oder eine andere) ist ein Change, der – um erfolgreich zu sein – durch ein Change Management begleitet werden sollte.

Dabei können wir Sie mit unserer langjährigen Expertise durch fachliche Qualifikationen und praktische Einsätze unterstützen:

• im Change-Prozess durch individuelle Change-Konzept-Entwicklung, Umsetzung des Konzepts durch Moderation von Ereignissen, Teamentwicklung, bei Bedarf einem Konfliktmanagement
• in der Projektbegleitung (PMO) als Brücke zwischen einem Software Unternehmen als Auftragnehmer und dem zukünftig nutzendem Unternahmen als Auftraggeber oder als Methodencoach, z.B. für Kanban und als Scrum Master.

Wir stehen für ein Kennlerngespräch und für eine Darlegung unseres allgemeinen Vorgehens gerne zur Verfügung.