Tag Change Management

Zumindest im Kreis Stormarn, standen/ lagen auf mehreren Felder wochenlang nach der Ernte Strohballen herum.

Während der Ernte war gutes Wetter, danach war es recht unbeständig. Somit waren die Ballen ungeschützt der Witterung ausgesetzt. Eine nicht förderliche Witterung ohne Schutzmaßnahmen kann dann mehr oder weniger Folgen für die Qualität, also letztendlich der Nutzbarkeit als Futter oder Einstreu für Tiere haben. Teilweise wird vielleicht nur die äußere Hülle unbrauchbar, bei manchen wird ggf. bis zum Kern eine Durchfeuchtung/Vergammeln einsetzen und der Ballen muss dann ganz entsorgt werden. 

Was hat das nun in unserem Blog zu suchen?

Obwohl wir prozessorientiert sind, Prozesse analysieren und Verbesserung in der Zusammenarbeit unterstützen, bereits in verschiedenen Branchen tätig waren und sind, haben wir das Thema Landwirtschaft als solches weiterhin nicht im Blick!

Einen Transfer herzustellen aber schon…

Diese Strohballen sind ein gutes Sinnbild für die Situation von Mitarbeitenden in manchen Unternehmen oder Organisationen in Bezug auf Veränderungen, einem Change.

Dies kann z.B. Änderung in der Aufbau- (i.S. der organisationalen Gestaltung, wie einer Reorganisation aller Arten) und/oder der Ablauforganisation (Prozesse, IT-Tools) sein.

Was passiert in manchen Organisationen/ Unternehmen:

Mitarbeitende werden nicht immer bedarfsgerecht mitgenommen, allein in allen nachfolgenden Gegebenheiten – „im Regen stehen“ gelassen.

Was ist die Folge? Die Mitarbeitenden warten ab, bis sie abgeholt werden.

Diese Zeit wirkt unterschiedlich auf die Mitarbeitenden in Bezug auf die „Witterung“.

Die Witterung kann dabei die erwartete Arbeitstätigkeit sein, die geleistete Arbeit, ein Miteinander, ein Umsetzen der eingeführten Veränderung usw.

Manche Mitarbeitende trotzen der „Witterung“, manche nehmen diese auf, teilweise oder sogar voll und ganz.

Dies hat dann Folgen: teilweise oder vollständige Unbrauchbarkeit, dass können Qualitätsmängel oder Verlangsamung in der Arbeitstätigkeit sein, ein Ausfall der Mitarbeitenden oder Kündigung.

Wie wird das vermieden?

Durch rechtzeitige Handlung, also einer Klärung des Vorhabens, Hinzuziehung aller sinnvollen Bereiche, Terminierung und zeitnahen Abholung, also einer passenden Begleitung des Change.

Dies umfasst dann die Unterstützung, um zu erkennen was es braucht, auch abwarten zu müssen/können.

Es braucht eine Analyse für die erforderlichen Bedingungen, um einen Erhalt zu gewährleisten.

Alles verbunden mit dem Ziel, eine rundum gute Ernte einzufahren, also Mitarbeitende gut aufgestellt sind und bleiben, um wertschöpfend für das Unternehmen im Change und danach tätig zu sein.

Nicht jedes Unternehmen oder Organisation kann sich einen Bereich Change Management leisten. Lohnenswert ist dann allerdings, externe Experten hinzuzuziehen.

Als Experten für Change stehen wir von Bargteheide Consulting Ihnen gern zur Verfügung.

Da es nicht jede Witterung und jeden Ort nur d i e eine Maßnahme gibt, ist dies die Basis unserer Beratung/ unsere Haltung: systemisch.

In Hinblick auf Ihr Unternehmen/ Ihre Organisation und dem Change-Vorhaben bieten wir die passende Unterstützung – kontaktieren Sie uns!

Im NDR Newsticker wurde am 11.03.2021 darüber berichtet, dass die Gesundheitsämter in Schleswig-Holstein die Anwendung „Sormas“ bzw. eine einheitliche Software nicht nutzen (werden). https://www.ndr.de/nachrichten/schleswig-holstein/coronavirus/Corona-Warum-Gesundheitsaemter-in-SH-Sormas-kaum-nutzen,sormas108.html

Die darin beschriebenen Punkte kennen wir aus eigener Erfahrung und hören auch immer wieder von Mitarbeitenden und Führungskräften aus Unternehmen, egal ob Konzern oder Mittelstand:

1. es gibt zu einem Thema eine praktikable Lösung (die teilweise seit vielen Jahren „gut“ läuft)
2. es wird entschieden, eine neue Software anzuschaffen. Warum? Aus vielfältigen Gründen zur Notwendigkeit, aufgrund von Wünschen der Unternehmensleitung bzw. von Kunden/Auftraggebern, dem Erfolg eines richtig guten Vertrieblers eines Softwareunternehmens … Klar ist aber allen Beteiligten: eigen „gestrickte Tools“ können nicht dauerhaft gut instandgehalten werden (Know-how, Updates nicht ewig möglich), Schnittstellenprobleme entstehen durch Customization
3. Betroffene werden nicht zu Beteiligten gemacht, d.h. bisheriges (und bis dato akzeptiertes oder gar unterstütztes) Tun wird nicht transformiert, lediglich ein wie auch immer geartetes Training auf die neue Software in Aussicht gestellt und dann durchgeführt

Die Einführung und Nutzung der neuen Software werden dann grundsätzlich in Frage gestellt:

• da ein Parallelbetrieb aufwendig ist, entsteht die Suche nach einem „günstigen Zeitpunkt für die Einführung“, den es aber nicht gibt und es kommt ggf. zur Top Down Anordnung der Einführung, z.B. zum Zeitpunkt der Fertigstellung laut des Softwaredienstleisters („wir sind soweit, es kann losgelegt werden“)
• Tests in einer Testumgebung spiegeln nicht die realen Prozesse und anderen Vorgehensweisen und Abhängigkeiten (Schnittstellen) dar und daher entstehen nach dem politischen Go-Live Probleme, die die neue Software gänzlich in Frage stellen

Den Mitarbeitenden bleibt nichts anderes übrig und es kommt zu einem „so tun als ob“, zu individuellen Lösungen oder (im besten Fall) zu einer klaren Absage („machen wir nicht basta“ mit ggf. noch Begründung, egal ob real existierend oder nicht).

Was hilft da?

Aus unserer Sicht: ein begleitetes Change Management in Kombination mit einer agilen Vorgehensweise.

Gerade bei Nutzung von vielen unterschiedlichen Programmen und dem Ziel einer Einführung als Vereinheitlichung ist es wichtig, alle Beteiligte an einen Tisch zu holen.

Sinnvoll sind da vor allem Freiwillige, die als Key User fungieren und die notwendige Erfahrung mitbringen. Sie müssen in der Zukunft damit arbeiten und auch wenn sie die Entwicklung nicht finanzieren, gehören sie zum Kreis der Stakeholder.

In diesem Kreis sollte die Dringlichkeit der Entwicklung gemeinsam erarbeitet werden, eine gemeinsame Vision / Ziel entwickelt, um dann die Beteiligung an der fortlaufenden Erstellung zu ebnen. Dazu gehört auch, das Herausarbeiten, was das bisherig eingesetzte individuelle Tool für Möglichkeiten hat, wofür dies dienlich ist und das mit den Zielen vergleichen (Product Owner Aufgabe)

Dann ist eine agile/iterative Vorgehensweise sinnvoll, mit entsprechenden sogenannten Meetings, z.B. aus Kanban oder dem Scrum Framework. Da geht es darum, Hindernisse in der Bearbeitung aus dem Weg zu räumen. Eine stetige Fortschrittsdarlegung der Software an den Kreis der Key-User zu geben und darauf basierend das Feedback einzuholen.

Jede Softwareeinführung (ob nun erstmalig oder eine andere) ist ein Change, der – um erfolgreich zu sein – durch ein Change Management begleitet werden sollte.

Dabei können wir Sie mit unserer langjährigen Expertise durch fachliche Qualifikationen und praktische Einsätze unterstützen:

• im Change-Prozess durch individuelle Change-Konzept-Entwicklung, Umsetzung des Konzepts durch Moderation von Ereignissen, Teamentwicklung, bei Bedarf einem Konfliktmanagement
• in der Projektbegleitung (PMO) als Brücke zwischen einem Software Unternehmen als Auftragnehmer und dem zukünftig nutzendem Unternahmen als Auftraggeber oder als Methodencoach, z.B. für Kanban und als Scrum Master.

Wir stehen für ein Kennlerngespräch und für eine Darlegung unseres allgemeinen Vorgehens gerne zur Verfügung.